FAQ

FAQ

  1. Zakaj izbrati našo rešitev?

Podjetje Žejn, d.o.o. se že 18 let ukvarja izključno s dokumentnimi sistemi. Začeli smo z bančno industrijo in pravnimi službami in skozi čas smo postali strokovnjaki na tem področju.

 

  1. Kaj je dokumentni sistem?
  • Dokumentni sistem (DMS – document management system) je elektronska knjižnica, ki zagotavlja okvir za organiziranje vseh digitalnih in papirnih dokumentov.
  • Deluje s skenerji, ki pretvarjajo papirne dokumente v digitalne različice.
  • Skozi sofisticirane iskalnike dokumentni sistem omogoča hiter dostop do katerega koli dokumenta ali datoteke.

Vključuje še ostale funkcije kot so:

  • Shranjuje različne vrste dokumentov, od besedilnih dokumentov, e-pošte, zvočnih zapisov, PDF-e do zapisov v autocad-u
  • Omejevanja dostopa do določenih dokumentov in projektov
  • Spremljanje kdo si ogleduje dokument in kdaj
  • Revizijska sled dokumentov in primerjave med verzijami
  • Dostop, urejanje in izmenjava dokumentov prek mobilnih naprav

Ostale prednosti si lahko pogledate tukaj: Prednosti

 

  1. So še kakšni drugi načini pri katerih mi lahko dokumentni sistem pomaga, razen pri boljši organizaciji dela?

Ja, ena izmed teh orodij je BPM (Business process management, po slovensko: upravljanje s poslovnimi procesi). To orodje pomaga zaposlenim pri pravočasnemu opravljanju nalog. Prejemnika naloge opozori na dodelitev naloge, pravočasno ga opozori na približevanje roka za izvedbo naloge, v primeru zamud obvešča nadrejene in zamujene naloge pa samodejno pre-dodeli drugi osebi. Lahko tudi povezuje zaposlene v verigi, ki obdelujejo isti dokument. V primeru, če določen dokument mora potrditi in popraviti več ljudi, se ta izmenjava lahko zgodi avtomatsko, ko vi izpolnite svoj del.

 

  1. Imamo že računovodski program (ERP), zakaj bi še rabili DMS?

ERP (enterprice resource planing)  olajša finančno-računovodsko poslovanje, vendar v podjetju je še ogromno ne-finančnih dokumentov pri katerih bi si lahko zelo olajšali delo. Ta del pa lahko pokrijete s DMS. Priporočamo rešitve pri katerih so DMSji integrirani s ERPji. Tako lahko popolnoma avtomatizirate določene procese, npr.: potrjevanje računov od prejetja do knjiženja. Več informacij na: PANTHEON ShakeSpeare

 

 

  1. Imamo že e-arhiviranje (sharepoint) v podjetju, zakaj bi rabili še DMS?

Veliko ljudi razume pod pojmom dokumentni sistem »elektronsko odlagališče dokumentov« kar je do določene mere prav, vendar vam dokumentni sistem lahko veliko več ponuja kot le odlaganje dokumentov. Če samo dokumente odlagate, pravimo, da so dokumenti »mrtvi«, kaj vse še vam dokumentni sistem ponuja? Poglejte si točko 2. in 3. FAQ ali link do ostalih rešitev: Rešitve

 

  1. Kakšna je razlika med digitalnim podpisom in digitalno likvidacijo računov?

Digitalni podpis  kot ga opredeljuje Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP-UPB1), je niz podatkov v elektronski obliki, ki je vsebovan, dodan ali logično povezan z drugimi podatki (npr. z elektronskim dokumentom), in je namenjen preverjanju pristnosti teh podatkov in identifikaciji podpisnika.

Na drugi strani, digitalno likvidiranje računov smatramo kot odobritev oz. potrjevanje prejetih računov. Vedno več podjetji, se zaveda, da bi ta proces lahko potekal digitalno. S tem se izognejo kroženju papirnatih računov po podjetju, račun se ne more založiti oz. izgubiti med procesov in točno se ve kdo je nazadnje pregledoval račun. V ozadju pa ga sistem sam prenaša med podpisovalci. Za več informacij si poglejte naš produkt S-invoice

 

  1. Kaj je OCR?

 

OCR ( Optical Character Recognitionoptična prepoznava znakov) je vrsta programske opreme, ki lahko samodejno analizira natisnjeno besedilo in ga spremeni v obliko, ki jo računalnik lažje obdela. OCR je v osrčju vsega; od programov za analizo rokopisa na mobilnih telefonih do gigantskih naprav za razvrščanje pošte, ki zagotavljajo, da vsi ti milijoni črk dosežejo svoje cilje.

 

Ko je enkrat natisnjena stran v tej strojno-berljivi obliki besedila, lahko z njo počnete različne stvari, ki prej niso bile možne. Iščete lahko po ključnih besedah (priročno, če je ogromna količina besedila), jo uredite z urejevalnikom besedil, vključite v spletno stran, stisnete v ZIP datoteko in jo shranite v veliko manj prostora, pošljete po e-pošti – in vse druge priročne stvari.

 

Pri Žejnu se zavedamo prednosti vseh teh možnosti te tehnologije, zato je možno naše produkte kombinirati s OCR tehnologijo. Več o tem si lahko preberete na ShakeSpeare™ OCR.

 

 

  1. Dokumentni sistem na domačem strežniku

Vsa programska oprema je shranjena v vašem podjetju na lastnem strežniku. Celoten sistem je shranjen v vašem podjetju na lastnih strežnikih. Strežnik vam omogoča, da shranete toliko dokumentov in datotek, kot je prostora na strežniku.

 

Prednosti: največja prednost je, da sami nadzorjuje svoj sistem in niste odvisni od nobenega drugega ponudnika, ki bi vzdrževal sistem. Niste odvisni od internetne povezave, tudi če vam zmanjka povezave, še lahko dostopate do svojih podatkov.

 

Slabosti: največja pomanjkljivost so visoki začetni stroški, katerim se še dodajo letni dodatki za posodobitve sistema. V tem primeru je tudi pomembno, da sami poskrbite za varnostne kopije, kajti vaši podatki se ne shranjujejo samodejno v oblak. Druga negativna možnost je tudi, da lastno vzpostavljeni sistem ponavadi ne deluje hkrati na Windowsih ali Mac-u.

 

 

  1. Gostovanje v oblaku

Vso programsko opremo gosti vaš ponudnik in je dostopna na spletu. V sistem se lahko prijavite iz kateregakoli računalnika ali mobilne naprave priključene na internet. Plačuje se mesečna licenčnina za vsakega uporabnika,v katero so tudi všteti stroški nadgradnje in vzdrževanja programske opreme.

Prednosti: Ne potrebujete tehničnega osebja za namestitev programske opreme in za vzdrževanje sistema, začetnih stroški so manjši. Prav tako lahko dostopate do datotek od koder koli, kjer je internet. Ni vam treba varnostno kopirati datotek, ker se samodejno shranjujejo v oblaku.

Slabosti: Slaba stran je, da ste odvisni od vašega ponudnika, da ohranja delovanje sistema nemoteno. Če ima vaš ponudnik težave s svojim podatkovnim centrom, vam lahko prepreči dostop do vaših podatkov, dokler ne odpravi težave. Prav tako, če vam zmanjka internetne povezave, ne morate dostopati do svojih datotek. Oblaki imajo tudi omejen prostor za shranjevanje.

 

 

 

DATEV

Končali smo svojo prvo integracijo v podjetju DATEV, s programsko opremo ShakeSpeare ™ 4.9 in DATEV unternehmen oniline. DATEV je eden največjih nemških ponudnikov programske opreme ERP za računovodje in ima več kot 7.000 zaposlenih.

DATEV je bil prijetno presenečen nad prilagodljivostjo in uporabnostjo naših rešitev, pa tudi s predanostjo in kakovostjo naše ekipe.
DATEV podpira prodajo ShakeSpeare ™ kot del DATEV rešitev.

Pantheon konferenca 2017

Ta konec tedna – 16. in 17. novembra, se bomo udeležili Pantheon konference v Portorožu in se predstavili kot sponzorji.

Pantheon konferenca je tudi obeleženje 20-letnega delovanja Datalaba in bo hkrati največji dogodek za partnerje, stranke in za zaposlene.

Skupina ŽEJN se bo tokrat predstavila z linijo novih izdelkov, ShakeSpeare™ in seveda z integracijo s Pantheonom.

 

 

Insolvenčna mocarela

Povečajte izplen insolvenčnih postopkov ali insolvenčna mocarela

Programske rešitve za pravnike

Izdelava odlične mocarele zahteva zadostno količino mleka, potrpljenja in natančnosti.
Pomembno je, da se pri izdelavi uporablja prava surovina, odmerjajo pravilne količine in da se te dodajajo ob pravem času. Mleko mora biti polnomastno, sirilo dodano ob primernem času v ravno pravi količini, temperatura zmesi pa ne sme nikoli preseči predpisanih mej.
Če smo se držali postopka, nam bo ta nudil užitke sveže mocarele.

Podobno je pri insolvenčnih postopkih.
V poplavi obvestil je treba poiskati tista, ki so za nas dejansko pomembna. Vsebina mora biti dodana k pravilnim primerom ter ustrezno časovno označena. Pomembno je, da so objave, ki so za nas ključne, izpostavljene in se lahko prenesejo na zadevo, s katero so povezane, ter se jih hkrati lahko opremlja z dodatnimi podatki (npr. datum pravnomočnosti sklepa).

Misliti moramo tudi  na avtomatizacijo in timsko delo. Avtomatizacija nam omogoča, da naši digitalni sistemi že po opravilni številki ali po insolventnem partnerju zaznajo in ustrezno presodijo, ali je primer za nas pomemben ali ne. Če gre za pomembne primere, mora sistem ustrezno opozoriti naše sodelavce, ki morajo delovati v timu in skrbeti, da bo naša organizacija tudi v primeru dopustov ali drugih odsotnosti ustrezno odreagirala ob insolvenčni objavi.

Če smo se držali zgornjih nasvetov, bomo nagrajeni z večjim izplenom, manjšo količino administrativnega dela in zmanjšanjem rizika spregleda pomembne objave.

Pravo orodje in surovine so v obeh primerih že dostopne, vprašanje je zgolj kdaj jih boste začeli uporabljati. Eden izmed sistemov, ki omogoča popolno digitalizacijo, je ShakeSpeare™, ogled njegovega delovanja lahko brezplačno naročite kar on-line: www.aktivacija.zejn.si/online/.

Pa dober tek.

Več o naših rešitvah za pravne službe si preberite na ShakeSpeare™ Pravnik.

 

Dnevi slovenskih pravnikov 2017

12. in 13. oktobra smo se predstavili na dogodku Dnevi slovenskih pravnikov 2017 v Portorožu, kjer smo predstavili novo linijo produktov ShakeSpeare™ 4.9 beta.