Elektronički dokumentni sustav

elektronski dokumentni sistem

S-Invoice

Sustav elektroničkih dokumenata S-Invoice u paketu je konfiguracija ShakeSpeare softvera koja omogućuje sveobuhvatno snimanje računa. Ovaj postupak omogućuje malim i velikim poduzećima uštedu vremena, smanjenje administracije, smanjenje troškova i veću transparentnost dokumenata.

Povećavanje transparentnosti

Prije plaćanja svaki račun mora biti likvidiran (potvrđen), što podrazumijeva veliko vremensko i administrativno opterećenje. Elektronička likvidacija izbjegava gubitak fizičkih računa i može se poslati odmah – bez ikakvih odgoda. Imamo trenutni pristup i uvid u račune, te u svakom trenutku možemo provjeriti njihov status i sadržaj. Unosom računa u sustav automatski će se generirati knjiga primljenih računa.

Istodobno nam je lakše kontrolirati i upravljati plaćanjem računa, što znači i održavanje financijske i proračunske kontrole.

OCR – automatsko prepoznavanje tiskanog teksta

Prepoznavanje tiskanog teksta u digitalnim podacima prisutno je u svijetu više od 50 godina, a posljednjih godina intenzivno je prisutno u računovodstvu širom svijeta.

Elektroničko arhiviranje dokumenata i podataka

Svi su računi pohranjeni u sustavima na kojima imate mogućnost pregledavanja skeniranih dokumenata koji su vam dostupni u bilo kojem trenutku za pregled. Vaš računovođa ili vanjski izvori također mogu imati pristup.

Smanjite pogreške i uštedite vrijeme

Većina pogrešaka pojavljuje se pri ručnom unosu podataka i unosu računa. Pomoću S-fakture možete značajno smanjiti broj pogrešaka, jer je tipkanje jednostavno i brzo, a put dokumenta nekoliko puta je brži. Ušteda vremena, međutim, pruža pregled svih dokumenata i njihovog stanja u svakom trenutku.

Funkcionalnosti

Automatsko prepoznavanje računa
Likvidacija i sveobuhvatni tijek računa, koji mogu ovisiti o:
– različita mjesta troška
– različite vrijednosti
– razni priloženi dokumenti (narudžbe, otpremnice …)
– različite usluge ili proizvoda na vašem računu
– različiti potpisi
Moguća integracija u Core Banking ili ERP sustav
Analiza boca (tko ima najviše računa za provjeru valjanosti, tko treba najviše vremena za ovjeru računa, koliko vremena je potrebno u prosjeku za provjeru računa …)
Kritično izvještavanje o izvanrednim situacijama (izvanredna plaćanja. Dospjeli fakture …), obavijest e-poštom, SMS …
Objavljivanje u knjižničnom sustavu – glavna knjiga.