ShakeSpeare programska oprema

Zašto odabrati naše ShakeSpeare ™ rješenje?

ShakeSpeare ™ je vrhunski sustav upravljanja dokumentima. Tvrtka Žejn, d.o.o. već se 18 godina bavi isključivo dokumentima. Započeli smo s bankarskom industrijom i pravnim službama i s vremenom smo postali stručnjaci na tom polju.

Što je sustav dokumenata?

– Sustav upravljanja dokumentima (DMS) je elektronička knjižnica koja pruža okvir za organizaciju svih digitalnih i papirnatih dokumenata.
– Radi sa skenerima koji papirne dokumente pretvaraju u digitalne verzije.
– Kroz sofisticirane tražilice dokumentni sustav omogućuje brz pristup bilo kojem dokumentu ili datoteci.

To uključuje i ostale značajke kao što su:

– Spremanje različitih vrsta dokumenata, od tekstualnih dokumenata, e-poruka, audio zapisa, .pdf i .dwg formata
– ograničavanje pristupa određenim dokumentima i projektima
– Nadgledanje nadzora kada je netko pregledao dokument
– Trag revizije dokumenta i usporedbe između stvorenih verzija
– Pristupite, uređujte i dijelite dokumente putem mobilnih uređaja

Pogledajte ostale pogodnosti ovdje: Prednosti

Postoje li neki drugi načini na koji mi dokumentni sustav može pomoći osim što bolje organiziram svoj rad?

Da, jedan od alata je BPM (Business Process Management, na engleskom: Business Business Management). Ovaj alat pomaže zaposlenicima da na vrijeme izvrše svoje zadatke. Upozore primatelja na zadatak, odmah ga upozorava na rok za dovršavanje zadatka, a u slučaju kašnjenja automatski obavještava nadređene i propuštene zadatke i preusmjerava ih na drugu osobu. Takođe može povezati zaposlenike u lancu koji obrađuju isti dokument. U slučaju da dokument mora ovjeriti i ispraviti više ljudi, ova se razmjena može dogoditi automatski kada završite svoj posao.

Već imamo računovodstveni program (ERP), zašto bi inače trebao DMS?

ERP (planiranje resursa poduzetništva) olakšava financijske i računovodstvene operacije, ali u poslu je još uvijek mnogo nefinancijskih dokumenata koji bi mogli znatno olakšati posao. Taj se dio može prekriti DMS-om. Preporučujemo rješenja u kojima su DMS integrirani s ERP-ovima. To vam omogućuje da u potpunosti automatizirate određene procese, kao što su: provjera računa od prijema do knjiženja. Više informacija na: PANTHEON ShakeSpeare

Već imamo e-arhiviranje (sharepoint) u tvrtki, zašto vam treba više DMS-a?

Mnogi ljudi dokumentarne sustave shvaćaju kao “elektroničko skladište dokumenata”, što je u određenoj mjeri ispravno, ali dokumentni sustav može vam ponuditi puno više od puštanja dokumenata. Ako samo odbacujete dokumente, recite da su dokumenti “mrtvi”, što vam još nudi sustav dokumenata? Pogledajte Često postavljana pitanja 2 i 3 ili vezu do drugih rješenja: Rešitve

Koja je razlika između digitalnog potpisa i likvidacije digitalnog računa?

Digitalni potpis definiran Zakonom o elektroničkoj trgovini i elektroničkom potpisu (ZEPEP-UPB1) skup je podataka u elektroničkom obliku koji se sadrže, dodaju ili se logički povezuju s drugim podacima (npr. Elektroničkim dokumentom) i čiji je cilj provjera autentičnosti identifikacija podataka i potpisa.

S druge strane, likvidacija digitalnih računa podrazumijeva se kao odobrenje ili poravnanje. potvrda primljenih računa. Sve je više tvrtki svjesno da bi se taj proces mogao odvijati digitalno. Na taj se način izbjegava cirkulacija računa u papirnom obliku koja se ne može učitati ili tiskati. izgubljen tijekom obrade i točno znate tko je zadnji put pregledao račun. U pozadini, međutim, sam sustav to prenosi između potpisnika. Pogledajte naš proizvod za više informacija S-invoice

Što je OCR?

OCR (Optical Character Recognition) je vrsta softvera koji može automatski analizirati tiskani tekst i pretvoriti ga u oblik koji je računalu lakši za obradu (čitanje). OCR je u središtu svega; od programa za analizu rukopisa mobilnih telefona do gigantskih strojeva za razvrstavanje pošte koji osiguravaju da svi ti milijuni pisama postignu svoje ciljeve.

U tvrtki Žejn d.o.o., svjesni smo prednosti svih ovih mogućnosti ove tehnologije, pa je moguće kombinirati naše proizvode s OCR tehnologijom. Više možete pročitati na ShakeSpeare™ OCR.

Sustav dokumenata na kućnom poslužitelju

Sav softver pohranjen je u vašoj tvrtki na vašem vlastitom poslužitelju. Poslužitelj vam omogućuje spremanje onoliko dokumenata i datoteka koliko imate na poslužitelju.

Prednosti: softver se instalira na vaš poslužitelj. Takav pristup nije izložen vanjskim čimbenicima.

Nedostaci: najveći nedostatak su visoki početni troškovi, jer poslužitelj treba kupiti ako ga tvrtka već nema. Troškovi kupnje prate i mjesečni troškovi održavanja. U ovom je slučaju također važno voditi računa o vlastitoj sigurnosnoj kopiji, jer se vaši podaci ne pohranjuju automatski u oblaku. Sljedeća je strana što vlastito izgrađen sustav obično ne radi istovremeno na Windows-u ili Mac-u.

Cloud hosting

Sav softver hostira vaš pružatelj usluga i dostupan je na mreži. Na sustav se možete prijaviti s bilo kojeg računala ili mobilnog uređaja spojenog na Internet. Za svakog korisnika plaća se mjesečna naknada, što uključuje i troškove održavanja.

Prednosti: Za instaliranje softvera i održavanje sustava vam nije potrebno tehničko osoblje, čime se smanjuju početni troškovi. Možete pristupiti datotekama s bilo kojeg mjesta na kojem imate internetsku vezu. Ne morate sigurnosno kopirati datoteke jer se automatski pohranjuju u oblaku. Ne može vam ponestati prostora za pohranu dokumenata, jer je unajmljeni prostor prepunjen u narednom mjesecu.

Nedostaci: Nedostatak je to što ovisite o svom davatelju za nesmetan rad sustava. Ako vaš davatelj ima problema s vašim podatkovnim centrom, može vam spriječiti pristup podacima dok ne riješi problem. Također, ako vam ponestane interneta, ne morate pristupiti svojim datotekama. To možete izbjeći tako da provjerite kod svog davatelja usluga i raspitate se o stabilnosti sustava kod postojećih kupaca.