ShakeSpeare programska oprema

Perché scegliere la nostra soluzione ShakeSpeare™?

ShakeSpeare ™ è un sistema di gestione dei documenti all’avanguardia. Žejn Company, d.o.o. si occupa esclusivamente di sistemi documentali da 18 anni. Abbiamo iniziato con il settore bancario e i servizi legali e nel tempo siamo diventati esperti nel settore.

Che cos’è un sistema di documenti?

– Document Management System (DMS) è una biblioteca elettronica che fornisce un framework per l’organizzazione di tutti i documenti digitali e cartacei.
– Funziona con scanner che convertono documenti cartacei in versioni digitali.
– Attraverso sofisticati motori di ricerca, il sistema documentale consente di accedere rapidamente a qualsiasi documento o file.

Include anche altre funzionalità come:

– Salva diversi tipi di documenti, da documenti di testo, e-mail, audio, formati .pdf e .dwg
– Limitazione dell’accesso a documenti e progetti specifici
– Monitoraggio del controllo quando qualcuno ha visualizzato il documento
– Documentare la pista di controllo e i confronti tra le versioni create
– Accedi, modifica e condividi documenti tramite dispositivi mobili

Esistono altri modi in cui il sistema documentale può aiutarmi se non organizzare meglio il mio lavoro?

Sì, uno degli strumenti è BPM (Business Process Management. Questo strumento aiuta i dipendenti a completare le loro attività in tempo. Avvisa il destinatario dell’incarico della scadenza per il completamento dell’incarico e in caso di ritardi informa automaticamente i superiori . Può anche associare i dipendenti della catena che elaborano lo stesso documento. Nel caso in cui un documento debba essere validato e corretto da più persone, questo scambio può avvenire automaticamente quando si completa l’incarico.

Abbiamo già un programma di contabilità (ERP), perché avremmo bisogno di un DMS?

L’ERP (Enterource Resource Planning) facilita le operazioni finanziarie e contabili, ma ci sono ancora molti documenti non finanziari nel settore che potrebbero rendere il lavoro molto più semplice. Questa parte viene coperta con DMS. Raccomandiamo soluzioni in cui i DMS sono integrati con ERP. Ciò consente di automatizzare completamente i processi.

Abbiamo già l’archiviazione elettronica (sharepoint) in azienda, perché avresti bisogno di più DMS?

Molte persone pensano che i sistemi documentarii sono come un “repository di documenti elettronici”. Il sistema documentario può offrirti molto di più che depositare documenti. Tutti i documenti nell sistema sono »vivi«. Si possono usare per ulteriori ricerce e analisi.

Qual è la differenza tra firma digitale e liquidazione delle fatture digitali?

Una firma digitale come definita dall’Electronic Commerce and Electronic Signature Act (ZEPEP-UPB1) è un insieme di dati in formato elettronico che è contenuto, aggiunto o logicamente collegato ad altri dati (ad esempio un documento elettronico) e ha lo scopo di autenticare dei dati e delle firme.
D’altra parte, la liquidazione delle fatture digitali è intesa come un’approvazione o conferma delle fatture ricevute. Sempre più aziende sono consapevoli che questo processo potrebbe svolgersi in modo digitale. Ciò evita la circolazione delle fatture in forma cartacea che non possono essere caricate o stampate. Si evita di perderle durante l’elaborazione e si sa esattamente chi ha visualizzato per ultimo una fattura. In background, tuttavia, il sistema stesso le trasferisce tra i responsabili. Consulta il nostro prodotto S-INVOICE per ulteriori informazioni. S-invoice