S-Invoice

S-Invoice je paketna konfiguracija programske opreme ShakeSpeare, ki zagotavlja celosten zajem računov. S tem postopkom tako malim kot velikim podjetjem omogoči prihranek časa, zmanjšanje obsega administracije, znižanje stroškov in poveča preglednost nad dokumenti.

Povečanje preglednosti

Pred plačilom mora biti vsak račun likvidiran (potrjen), kar predstavlja precejšno časovno in administrativno obremenitev. Z elektronsko likvidacijo se izognemo izgubljanju fizičnih računov in jih lahko pošljemo v trenutku – brez časovnih zamikov. Do računov imamo takojšen dostop in vpogled, kadarkoli pa lahko preverimo njihov status in vsebino. Z vnosom računa v sistem bo avtomatsko nastajala knjiga prejetih računov.

Obenem pa nam je olajšan nadzor in upravljanje plačil računov, kar pomeni tudi ohranitev finančnega in proračunskega nadzora.

OCR – avtomatska prepoznava tiskanega besedila

Prepoznava tiskanega besedila v digitalne podatke je v svetu prisotna že več kot 50 let, v zadnjih letih pa je intenzivno prisotna po računovodstvih širom po svetu.

Zmanjšanje napak in prihranek časa

Večina napak nastane pri ročnem vnosu podatkov in pretipkavanju računov. S programom S-invoice lahko občutno zmanjšate število napak, saj je vnos preprost in hiter, pot dokumentov pa je nekajkrat hitrejša. Časovni prihranek pa predstavlja pregled nad dokumenti in njihovim stanjem v vsakem trenutku.

Funkcionalnosti

Avtomatska prepoznava računov
Likvidacija in celosten potek računa, ki je lahko odvisen od:
– različnih stroškovnih mest
– različnih vrednosti
– različnih pripetih dokumentov (naročilnic, dobavnic …)
– različnih storitev oz. izdelkov na računu
– različnih podpisov
Možna integracija v Core Banking ali ERP sistem
Analiza ozkih grl (kdo ima največ računov za potrjevanje, kdo potrebuje največ časa za potrditev računa, koliko časa se povprečno potrebuje za potrjevanje računov …)
Kritično poročanje v izrednih primerih (izredna plačila. zapadli računi …), obveščanje preko e-pošte, SMS-ov …
Odlaganje v sistem knjiženja – glavno knjigo.