Pogosta vprašanja

ShakeSpeare® je vrhunski dokumentni sistem za vodenje procesov. Podjetje Žejn, d.o.o. se že 18 let ukvarja izključno z dokumentnimi sistemi. Začeli smo z bančno industrijo in pravnimi službami in skozi čas smo postali strokovnjaki na tem področju.

• Dokumentni sistem (DMS – document management system) je elektronska knjižnica, ki zagotavlja okvir za organiziranje vseh digitalnih in papirnih dokumentov.
• Deluje s skenerji, ki pretvarjajo papirne dokumente v digitalne različice.
• Skozi sofisticirane iskalnike dokumentni sistem omogoča hiter dostop do katerega koli dokumenta ali datoteke.

Vključuje še ostale funkcije kot so:

• Shranjuje različne vrste dokumentov, od besedilnih dokumentov, e-pošte, zvočnih zapisov, .pdf in .dwg formatov
• Omejevanja dostopa do določenih dokumentov in projektov
• Spremljanje nadzora kdaj si je nekdo ogledal dokument
• Revizijska sled dokumentov in primerjave med ustvarjenimi verzijami
• Dostop, urejanje in izmenjava dokumentov prek mobilnih naprav

Da, eno izmed orodij je BPM (Business process management, po slovensko: upravljanje s poslovnimi procesi). To orodje pomaga zaposlenim pri pravočasnem opravljanju nalog. Prejemnika naloge opozori na dodelitev naloge, pravočasno ga opozori na približevanje roka za izvedbo naloge, v primeru zamud obvešča nadrejene in zamujene naloge pa samodejno pre-dodeli drugi osebi. Lahko tudi povezuje zaposlene v verigi, ki obdelujejo isti dokument. V primeru, če določen dokument mora potrditi in popraviti več ljudi, se ta izmenjava lahko zgodi samodejno, ko vi izpolinte svoj del.

ERP (enterprice resource planing) olajša finančno-računovodsko poslovanje, vendar v podjetju je še ogromno ne-finančnih dokumentov pri katerih bi si lahko zelo olajšali delo. Ta del pa lahko pokrijete z DMS. Priporočamo rešitve, pri katerih so DMSji integrirani z ERPji. Tako lahko popolnoma avtomatizirate določene procese, npr.: potrjevanje računov od prejetja do knjiženja.

Veliko ljudi razume dokumentne sisteme kot »elektronsko odlagališče dokumentov« kar je do določene mere prav, vendar vam dokumentni sistem lahko veliko več ponuja kot le odlaganje dokumentov. Če samo dokumente odlagate, pravimo, da so dokumenti »mrtvi«, kaj vse še vam dokumentni sistem ponuja? Poglejte si točko 2. in 3. FAQ ali povezavo do ostalih rešitev: Rešitve

Digitalni podpis kot ga opredeljuje Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP-UPB1), je niz podatkov v elektronski obliki, ki je vsebovan, dodan ali logično povezan z drugimi podatki (npr. z elektronskim dokumentom), in je namenjen preverjanju pristnosti teh podatkov in identifikaciji podpisnika.

Na drugi strani digitalno likvidiranje računov razumemo kot odobritev oz. potrjevanje prejetih računov. Vedno več podjetji, se zaveda, da bi ta proces lahko potekal digitalno. S tem se izognejo kroženju računov v papirnati obliki, ki jih ni mogoče založiti oz. izgubiti med obdelavo in se natanko ve, kdo je nazadnje pregledoval račun. V ozadju pa ga sistem sam prenaša med podpisovalci. Za več informacij si poglejte naš produkt S-invoice

OCR (Optical Character Recognition – optična prepoznava znakov) je vrsta programske opreme, ki lahko samodejno analizira natisnjeno besedilo in ga spremeni v obliko, ki jo računalnik lažje obdela (prebere). OCR je v osrčju vsega; od programov za analizo rokopisa na mobilnih telefonih do gigantskih naprav za razvrščanje pošte, ki zagotavljajo, da vsi ti milijoni črk dosežejo svoje cilje.

V podjetju Žejn d.o.o., se zavedamo prednosti vseh teh možnosti te tehnologije, zato je možno naše produkte kombinirati z OCR tehnologijo. Več o tem si lahko preberete na ShakeSpeare® OCR.

Vsa programska oprema je shranjena v vašem podjetju na lastnem strežniku. Strežnik vam tako omogoča, da shranite toliko dokumentov in datotek, kot imate prostora na strežniku.

Prednosti: programska oprema je nameščena na vašem strežniku. Tako dostopanje ni izpostavljeno zunanjim dejavnikom. V

Slabosti: največja pomanjkljivost so visoki začetni stroški, saj je potrebno strežnik kupiti, če ga podjetje še nima. Stroškom nakupa se pridružijo še mesečni stroški za vzdrževanje. V tem primeru je tudi pomembno, da sami poskrbite za varnostne kopije, kajti vaši podatki se ne shranjujejo samodejno v oblak. Druga negativna možnost je tudi, da lastno vzpostavljeni sistem po navadi ne deluje hkrati na Windowsih ali Macu.

Vso programsko opremo gosti vaš ponudnik in je dostopna na spletu. V sistem se lahko prijavite iz kateregakoli računalnika ali mobilne naprave priključene na internet. Plačuje se mesečna licenčnina za vsakega uporabnika, v katero so všteti tudi stroški vzdrževanja.

Prednosti: Ne potrebujete tehničnega osebja za namestitev programske opreme in za vzdrževanje sistema, s tem so tudi začetni stroški manjši. Prav tako lahko dostopate do datotek od koder koli, kjer imate internetno povezavo. Ni vam treba varnostno kopirati datotek, ker se samodejno shranjujejo v oblaku. Prostora za shranjevanje dokumentov vam ne more zmanjkati saj se prekoračitev zakupljenega prostora obračuna v prihodnem mesecu.

Slabosti: Slaba stran je, da ste odvisni od vašega ponudnika, da ohranja delovanje sistema nemoteno. Če ima vaš ponudnik težave s svojim podatkovnim centrom, vam lahko prepreči dostop do vaših podatkov, dokler ne odpravi težave. Prav tako, če vam zmanjka internetne povezave, ne morate dostopati do svojih datotek. Temu se lahko izognete, če vašega ponudnika predhodno preverite in se pozanimate o stabilnosti sistema pri že obstoječih strankah.