Elektronski dokumentni sistem S-Invoice

Elektronski dokumentni sistem S-Invoice je paketna konfiguracija programske opreme ShakeSpeare®, ki zagotavlja celosten zajem računov. S tem postopkom tako malim kot velikim podjetjem omogoči prihranek časa, zmanjšanje obsega administracije, znižanje stroškov in poveča preglednost nad dokumenti.

»Če ne bi imeli ShakeSpeare®, bi zadnjih 5 let težko preživeli.«

Borut Škerlj, Škerlj in odvetniki, Odvetniška pisarna, d.o.o.

»V času pred uporabo ShakeSpeare® smo vse naše primere in odprte dokumente nadzorovali preko različnih Excellov in fizičnih dokumentov. Sedaj je vse avtomatizirano in življenja brez ShakeSpeare® si ne moremo predstavljati. To je prav zares optimizacija na mnogih nivojih.«

Nova kreditna banka Maribor d.d.

»Življenje naše organizacije brez ShakeSpeare® sistema bi bilo zares izredno težko, težko si predstavljam delovanje brez njega«

Krste Jaram, direktor Lonia d.d., Hrvaška, 1.200 zaposlenih

    Povečanje preglednosti

    Pred plačilom mora biti vsak račun likvidiran (potrjen), kar predstavlja precejšno časovno in administrativno obremenitev. Z elektronsko likvidacijo se izognemo izgubljanju fizičnih računov in jih lahko pošljemo v trenutku – brez časovnih zamikov. Do računov imamo takojšen dostop in vpogled, kadarkoli pa lahko preverimo njihov status in vsebino. Z vnosom računa v sistem bo avtomatsko nastajala knjiga prejetih računov.

    Obenem pa nam je olajšan nadzor in upravljanje plačil računov, kar pomeni tudi ohranitev finančnega in proračunskega nadzora.

    OCR – avtomatska prepoznava tiskanega besedila

    Prepoznava tiskanega besedila v digitalne podatke je v svetu prisotna že več kot 50 let, v zadnjih letih pa je intenzivno prisotna po računovodstvih širom po svetu.

    Elektronsko arhiviranje dokumentov in podatkov

    Vsi računi so shranjeni v sistemih, kjer imate dostop do ogleda skeniranih dokumentov, ki so vam kadarkoli na razpolago za pregled. Ravno tako ima lahko dostop hkrati tudi vaš računovodja ali zunanji sodelavci.

    Zmanjšanje napak in prihranek časa

    Večina napak nastane pri ročnem vnosu podatkov in pretipkavanju računov. S programom S-invoice lahko občutno zmanjšate število napak, saj je vnos preprost in hiter, pot dokumentov pa je nekajkrat hitrejša. Časovni prihranek pa predstavlja pregled nad dokumenti in njihovim stanjem v vsakem trenutku.

    Funkcionalnosti

    • Avtomatska prepoznava računov
    • Likvidacija in celosten potek računa, ki je lahko odvisen od:
      • različnih stroškovnih mest
      • različnih vrednosti
      • različnih pripetih dokumentov (naročilnic, dobavnic …)
      • različnih storitev oz. izdelkov na računu
      • različnih podpisov
    • Možna integracija v Core Banking ali ERP sistem
    • Analiza ozkih grl (kdo ima največ računov za potrjevanje, kdo potrebuje največ časa za potrditev računa, koliko časa se povprečno potrebuje za potrjevanje računov …)
    • Kritično poročanje v izrednih primerih (izredna plačila. zapadli računi …), obveščanje preko e-pošte, SMS-ov …
    • Odlaganje v sistem knjiženja – glavno knjigo.
     

    Vas zanima več? Kontaktirajte nas!

    Vas zanima več?

     Kontaktirajte nas!